Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Maupun Taman Bacaan Masyarakat Secara Praktis
Oleh :
Fahriyah, S.Sos. *)
PENDAHULUAN
Dasar pembentukan perpustakaan sekolah di Indonesia adalah Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 2 Tahun 1989, yang isinya menyatakan bahwa setiap sekolah harus menyediakan sumber belajar (perpustakaan). Di dalam Undang-undang RI No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan juga dijelaskan bahwa setiap sekolah/madrasah menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan. Perpustakaan merupakan unit pelayanan di dalam lembaga yang kehadirannya hanya dapat dibenarkan jika mampu membantu pencapaian pengembangan tujuan-tujuan sekolah yang bersangkutan.
Perpustakaan Sekolah merupakan suatu tempat sebagai sarana sumber belajar untuk menghimpun, memilih, mengatur dan mengorganisir berbagai sumber informasi untuk disampaikan kepada pemakai guna mendukung pelaksanaan kurikulum pendidikan di sekolah terutama pada aspek edukatif dan rekreatif (kultural) dengan layanan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi .
Keberadaan perpustakaan sekolah sampai saat ini kondisinya masih sangat memprihatinkan. Bukan saja pada segi fisiknya (gedung maupun ruangan), tetapi juga dari segi sistem pengelolaannya, sumber daya manusia, koleksi, dan alat/perlengkapan fisik yang lain. Walaupun sudah ditetapkan bahwa anggaran untuk perpustakaan paling sedikit 5% dari anggaran belanja operasional sekolah tersebut, akan tetapi masih banyak sekolah yang belum menerapkannya.
*) Pengurus IPI Kota Surabaya
Selain perpustakaan sekolah yang perlu kita cermati adalah tumbuhnya perpustakaan-perpustakaan baru dalam bentuk yang berbeda. Seperti Taman Bacaan Masyarakat di Jawa Timur yang tersebar di seluruh kelurahan/desa, Sudut Baca, Pojok Baca, Sanggar Baca, Rumah Belajar Warga di Jawa Barat, Kampung Belajar, Perpustakaan Kampung yang mulai bergeliat di beberapa desa, Perpustakaan Komunitas, Perpustakaan Kafe di kota dan masih banyak lagi. Hal ini telah membuktikan bahwa bukan masyarakat kota saja tapi masyarakat umum baik di tingkat kecamatan maupun kelurahan/desa sudah mengetahui pentingnya suatu tempat yang bernama perpustakaan dalam arti yang sederhana yaitu tempat kumpulan informasi baik dalam bentuk buku maupun non buku. Tentu saja keberadaan perpustakaan-perpustakaan tersebut tidak terlepas dari peran serta seluruh masyarakat, pemerintah kabupaten/kotamadya, sampai pada pemerintah di tingkat provinsi dengan tujuan menstimulasi dan menumbuhkan minat baca masyarakat.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan taman bacaan juga sebagai organisasi sosial penyedia jasa informasi juga akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu diperlukannya suatu ilmu manajemen perpustakaan agar pelaksanaan tugas dan kegiatan di perpustakaan maupun taman bacaan tersebut dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.
Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan adanya pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana yang dikelola melalui proses manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian yang diharapkan mampu mengeluarkan produk berupa barang atau jasa serta mampu melaksanakan tugas dan pekerjaan di berbagai bidang perpustakaan dengan baik dan benar termasuk dalam bidang pengolahan koleksi di perpustakaan.
PENGOLAHAN KOLEKSI
Dalam melaksanakan administrasi dan inventarisasi di perpustakaan maupun taman bacaan guna mencapai pelayanan serta pemanfaatan optimal, maka diperlukan petunjuk pelaksanaan serta petunjuk teknisnya sebagai berikut :
I. Proses Teknis
1. Pengadaan
2. Pengolahan Koleksi
II. Pelayanan
1. Peraturan Pelayanan
2. Administrasi Pelayanan
3. Kegiatan Pelayanan
III. Administrasi
1. Pembuatan Surat-surat
2. Penyusunan Surat-surat
Yang kami bahas dalam kesempatan ini hanya pada proses teknis saja.
I. Proses Teknis
- Pengadaan
a. Seleksi
Kegiatan ini dimulai dengan penyeleksian/pemilihan koleksi yang akan dibeli atau pada waktu meminta sumbangan.
b. Pembelian
Dilakukan dengan dana yayasan atau donatur baik dari donatur perseorangan maupun institusi/perusahaan.
c. Sumbangan
Sumbangan didapat dengan cara:
* Mengajukan sumbangan ke siswa kelas akhir atau warga sekitar.
* Mengajukan sumbangan pada peringatan hari-hari tertentu.
* Sumbangan dari orang tua, instansi, CSR perusahaan, pemerintah, dan lain-lain.
- Pengolahan Koleksi
Koleksi yang masuk ke perpustakaan maupun taman bacaan diperiksa, apakah sesuai pesanan atau tidak, rusak atau tidak, dan diperiksa juga keutuhan halamannya. Ada
A. Pra katalogisasi
Bila koleksi yang sudah diterima sudah sesuai dengan permintaan, maka dapat diolah lebih lanjut, yaitu:
1. Memberi Stempel/Cap
Setiap koleksi di beri cap/stempel :
* Cap kepemilikan perpustakaan, dicantumkan di 3 tempat yaitu: di balik halaman judul, di halaman rahasia, dan di halaman terakhir buku.
* Cap inventaris, dicantumkan pada halaman judul, pada bagian yang kosong dan tidak mengganggu teks.
2. Inventarisasi/membukuindukkan
Setiap buku/koleksi diinventarisir di dalam buku induk.
a. Koleksi buku umum
Dibukuindukkan dalam buku induk buku, dengan cara pengisian sebagai berikut:
(i). Nomor urut
Penulisannya dimulai dengan nomor 001 dan terus berurutan walaupun berganti tahun.
(ii). Nomor Induk
Penulisannya hampir sama dengan nomor urut, yaitu dimulai dengan nomor 001, namun setiap awal tahun/bulan januari dimulai dengan 001 lagi.
(iii). Pengarang
Peraturan pengisian kolom ini secara umum adalah sebagai berikut:
- Gelar/jabatan pengarang (Drs., Ir., S.Sos., M.Sc., Raden, Haji, dll) tidak perlu dicantumkan.
- Nama pengarang Indonesia
- Nama pengarang asing dan Indonesia
- Bila pengarang adalah nama perusahaan/ lembaga/instansi, dicantumkan sebagaimana tercantum pada buku.
Contoh: Lembaga Pembinaan Manajemen
Ditulis: LEMBAGA Pembinaan Manajemen
- Bila pengarang lembaga pemerintah
Contoh: Departemen Agama
Ditulis : INDONESIA
(iv). Judul buku
Ditulis sesuai dengan apa yang tercantum dalam buku tersebut, tidak ditambah atau dikurangi. Ditulis persis seperti tertera di buku.
(v). Tempat, nama, dan tahun penerbitan.
Ditulis Tempat terbit: Nama penerbit, Tahun terbit.
Contoh : Jakarta: Gramedia, 2010.
(vi). Volume atau jilid
Diisi dengan mencantumkan volume atau jilid buku yang dibukuindukkan. Misalnya: Biologi jil. 1, maka pada kolom diisi angka 1.
(vii). Edisi dan cetakan
Diisi dengan edisi dan cetakan buku yang biasanya tercantum pada balik halaman judul.
(viii). Eksemplar
Diisi dengan jumlah suatu judul buku yang sama, yang dibukuindukkan.
(ix). Bahasa
Diisi sesuai dengan bahasa yang tertera di buku (Indonesia, Inggris, Arab, dll)
(x). Terbitan
Diisi terbitan dari Dalam Negeri atau Luar Negeri.
(xi). Sumber
Diisi sesuai dengan cara perolehan buku tersebut, apakan dari pembelian, sumbangan, denda, atau yang lainnya.
(xii). Keterangan
Diisi dengan keterangan status buku tersebut, apakah buku pertama (ditulis C1), buku kedua (ditulis C2) dan seterusnya. Bila berjilid sertakan keterangan jilid/volumenya, contoh: C1V1.
b. Koleksi buku paket
Dibukuindukkan pada buku induk paket dengan cara pengisian sebagai berikut:
(i). Nomor
Diisi dengan nomor urut buku paket yang dibukuindukkan. Setiap judul buku mendapat satu nomor urut walaupun terdiri lebih dari satu eksemplar. Bila judul buku yang dicatat telah ada pada nomor sebelumnya, maka pada kolom ‘nomor’ ini dicantumkan nomor urut yang terdahulu. Contoh: pada nomor urut 001 tercantum buku ’Fisika untuk SMP’, setelah nomor urut 009, ternyata judul itu ada lagi. Maka pada kolom ‘nomor’ dicantumkan angka 001 bukan 010.
(ii). Tanggal
Yaitu tanggal pencatatan.
(iii). Judul
Diisi dengan judul buku paket sesuai dengan judul yang tertera pada halaman judul.
(iv). Kelas
Diisi dengan kelas yang dimaksud oleh buku paket tersebut.
(v). Jilid
Diisi dengan jilid/volume buku paket tersebut.
(vi). Semester
Diisi dengan keterangan semester berlakunya buku tersebut.
(vii). Jumlah
Diisi dengan jumlah eksemplar buku tersebut.
(viii). Keterangan
(Diisi dengan informasi yang berkaitan dengan buku tersebut, misalnya jumlah buku yang hilang, rusak, dsb.
c. Mencantumkan nomor induk pada buku.
Langkah terakhir dari membukuindukkan ini adalah mencantumkan Nomor Induk pada bukunya, yaitu pada cap inventaris yang terdapat pada halaman judul. Mencantumkannya disertai dengan status copy buku tersebut.
B. Katalogisasi
Buku yang telah dibukuindukkan, kemudian dibuatkan konsep katalog, yang terdiri dari nomor klasifikasi, deskripsi bibliografis buku (Judul, pengarang, edisi, cetakan, tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit), deskripsi fisik buku (jumlah halaman buku, tinggi buku) serta jejakan (subyek buku dan pengarang tambahan).
(contoh terlampir).
C. Klasifikasi
Setelah menentukan deskripsi bibliografis buku, kemudian menentukan nomor klasifikasi buku tersebut. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis dari pada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan cirri-ciri yang sama.
000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat dan Psikologi
200 – 299 Agama
300 – 399 Ilmu-ilmu Sosial
400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Pengetahuan Alam (ilmu murni)
600 – 699 Ilmu-ilmu Terapan (teknologi)
700 – 799 Kesenian, hiburan dan Olahraga
800 – 899 Kesusastraan
900 – 999 Geografi dan Sejarah Umum
(Ringkasan terlampir)
D. Penentuan Tajuk Subyek
Setelah koleksi atau buku ditentukan nomor klasifikasinya, maka selanjutnya adalah penentuan subyek buku tersebut. Ada beberapa juga Tajuk Subyek yang dapat digunakan di perpustakaan antara lain Library of Congress Subject Headings, Sear’s List of Subject Headings, Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI, dan lain-lain. Tapi yang terakhir tersebut banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan sekolah di Indonesia
Misalnya : * Lembu lihat SAPI atau
* Lembu
x SAPI
Artinya yang dipakai sebagai subyek adalah SAPI
* LEMPAR CAKRAU
Lihat juga
ATLETIK ATAU
* LEMPAR CAKRAU
xx ATLETIK
Artinya kedua-duanya bisa dipakai sebagai subyek yaitu LEMPAR CAKRAU dan ATLETIK.
Setelah konsep catalog ini lengkap, maka diketik kartu katalognya (catalog shelflist, catalog judul, catalog pengarang, dan catalog subyek). Kemudian kartu-kartu catalog yang telah diketik, disusun berdasarkan jenisnya dan masing-masing disusun berdasarkan abjad. Sedangkan kartu shelflist disusun tersendiri berdasarkan nomor klasifikasi / call number.
Apabila perpustakaan atau taman bacaannya sudah terotomasi atau menggunakan software perpustakaan, maka pertugas/pengelola tinggal mengentri nomor induk, data deskripsi bibliografis, nomor klasifikasi dan tajuk subyek koleksi tersebut ke dalam computer sehingga katalognya disebut sebagai catalog computer atau OPAC (On line Public Acces Catalog).
E. Penyelesaian Koleksi
Setelah konsep katalog di buat, buku diberi perlengkapan buku atau tahap penyelesaian akhir, berupa:
1. Labeling ( Label Buku)
Dibuat dengan ukuran 3x4 cm (dari kertas/kertas stiker). Pada label tersebut dicantumkan nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang (tajuk), dan satu huruf awal judul. Bisa ditambahkan copy ke berapa atau jilid. Atau tanda-tanda lain, seperti R (Referensi), dsb. Kemudian label ditempelkan pada punggung buku kira-kira 3 cm dari bawah.
2. Lidah Buku ( Lembar Tanggal Kembali )
Terbuat dari kertas kira-kira ¼ folio berisi tanggal wajib pengembalian, lalu ditempel dibagian belakang buku, berguna untuk mengingatkan peminjam tanggal pengembalian koleksi yang dipinjam.
3. Kantong Buku
Terbuat dari kertas geseng/kertas coklat dapat dibuat bentuk segi tiga, segi empat sebagai tempat kartu buku.
4. Kartu Buku
Terbuat dari kertas manila (berwarna), berisi nomor inventaris, pengarang, judul, nomor anggota/nama peminjam, dan tanggal peminjaman terus dimasukkan ke dalam kantong buku.
5. Tanda Barcode
Stiker Barcode dibuat apabila sistem sirkulasinya sudah terotomasi dengan memakai software khusus untuk barcode buku/koleksi.
6. Menyampul Buku
Dengan sampul plastik transparan agar buku rapi, tidak cepat rusak, namun cover buku tetap terlihat.
Setelah lengkap, buku disusun di rak (shelfing) sesuai dengan kelas dan call numbernya. Khusus koleksi referensi disusun tersendiri, namun tetap berdasarkan call numbernya.
TERIMA KASIH
SELAMAT BEKERJA DAN SEMOGA SUKSES
